Công ty TNHH hai thành viên trở lên được quản trị bởi hội đồng thành viên (HĐTV), chủ tịch HĐTV và giám đốc hoặc tổng giám đốc; công ty TNHH một thành viên thì tuỳ chủ sở hữu là tổ chức hay cá nhân mà dùng mô hình chủ tịch công ty hoặc HĐTV, hay chủ sở hữu trực tiếp cùng giám đốc. Khác với công ty cổ phần, không có tầng HĐQT tách khỏi người góp vốn: chính các thành viên ngồi trong HĐTV và quyết định.
Sự gọn nhẹ này là ưu điểm khi các thành viên còn đồng lòng và là điểm yếu khi họ bất đồng. Phần lớn tranh chấp trong công ty TNHH không đến từ luật thiếu mà từ điều lệ và quy chế không lường trước các tình huống: hai bên nắm phần vốn ngang nhau, một thành viên muốn rút, giám đốc thuê ngoài bị hai nhóm chỉ đạo ngược nhau.
Bài này tập trung vào cơ chế quản trị, không so sánh các loại hình doanh nghiệp. Tỷ lệ biểu quyết thông qua, điều kiện họp và quyền cụ thể được quy định trong Luật Doanh nghiệp hiện hành và có thể được điều lệ điều chỉnh trong khuôn khổ luật; đối chiếu văn bản trước khi soạn.
Ba cấu hình quản trị công ty TNHH
Luật phân biệt theo số thành viên và theo loại chủ sở hữu. Mỗi cấu hình tạo ra một kiểu rủi ro quản trị khác.
| Cấu hình | Cơ cấu quản trị | Rủi ro quản trị chính |
|---|---|---|
| TNHH hai thành viên trở lên | HĐTV (gồm tất cả thành viên hoặc người đại diện của thành viên tổ chức), chủ tịch HĐTV, giám đốc/tổng giám đốc; ban kiểm soát bắt buộc trong một số trường hợp luật định, còn lại tuỳ công ty | Bế tắc biểu quyết, thành viên thiểu số bị gạt khỏi thông tin, thành viên lớn dùng công ty cho lợi ích riêng |
| TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ | Chọn mô hình chủ tịch công ty hoặc HĐTV, cùng giám đốc/tổng giám đốc; kiểm soát viên hoặc ban kiểm soát bắt buộc trong một số trường hợp (như chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước) | Công ty mẹ chỉ đạo trực tiếp vượt qua cơ cấu, ranh giới trách nhiệm giữa công ty mẹ và con bị nhoè |
| TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ | Chủ sở hữu, giám đốc/tổng giám đốc (chủ sở hữu có thể kiêm) | Không có ai giám sát; lẫn tài sản cá nhân và công ty; rủi ro kế nhiệm |
Với cấu hình thứ ba, “quản trị” thường bị coi là không cần. Thực tế, chính ở đây việc tách bạch tài sản và sổ sách quan trọng nhất: chủ sở hữu rút tiền công ty dùng việc riêng mà không có chứng từ là nguồn rủi ro thuế và rủi ro mất tư cách trách nhiệm hữu hạn trên thực tế khi có tranh chấp với chủ nợ.
Hội đồng thành viên: biểu quyết theo vốn, không theo đầu người
Điểm khác căn bản giữa HĐTV và một tập thể thông thường: mỗi thành viên có số phiếu tương ứng với phần vốn góp, trừ khi điều lệ quy định khác trong khuôn khổ luật cho phép. Một người góp phần lớn vốn có thể một mình thông qua các quyết định thường; các quyết định quan trọng như sửa điều lệ, tổ chức lại, bán tài sản lớn, giải thể cần tỷ lệ tán thành cao hơn, tạo ra quyền phủ quyết cho thành viên nắm đủ phần vốn để chặn.
Vì vậy khi chia vốn, các thành viên đang ngầm chia quyền phủ quyết. Một ví dụ giả định: ba người góp vốn theo tỷ lệ 60 – 25 – 15. Người 60% quyết được việc thường. Nếu ngưỡng thông qua việc quan trọng theo điều lệ cao hơn 60%, người 60% cần thêm ít nhất một người nữa; khi đó người 25% có quyền chặn một mình, còn người 15% chỉ có quyền chặn nếu ngưỡng đủ cao. Bài toán này nên được tính rõ trước khi ký điều lệ, chứ không phải khi đã bất đồng.
HĐTV họp theo yêu cầu của chủ tịch hoặc thành viên đủ điều kiện, với thủ tục triệu tập, điều kiện tiến hành họp và lấy ý kiến bằng văn bản do luật và điều lệ quy định. Thông lệ tốt cho công ty có thành viên không trực tiếp điều hành là họp định kỳ ít nhất mỗi quý, có báo cáo tài chính quản trị gửi trước, thay vì chỉ họp khi có việc cần ký.
Bẫy góp vốn 50/50 và các điều khoản giải quyết bế tắc
Vì sao 50/50 phổ biến. Hai người bạn cùng khởi sự, chia đều để tỏ ra công bằng. Khi đồng lòng thì không vấn đề gì; khi bất đồng về chiến lược, nhân sự hay chia lợi nhuận, không quyết định nào thông qua được và công ty đứng yên.
Phiếu quyết định của chủ tịch. Điều lệ có thể trao quyền quyết định khi hoà phiếu cho chủ tịch HĐTV, kết hợp chủ tịch luân phiên theo nhiệm kỳ. Cách này chỉ dời vấn đề: bên không giữ ghế chủ tịch năm đó cảm thấy bị áp đặt.
Phân chia lĩnh vực quyết định. Mỗi bên có quyền quyết cuối cùng ở một mảng (ví dụ một bên về sản phẩm, một bên về tài chính), ghi rõ trong quy chế. Hiệu quả khi hai người có chuyên môn bổ sung, nhưng khó áp dụng với quyết định chiến lược chung.
Hoà giải hoặc người thứ ba. Quy định bước hoà giải bắt buộc, hoặc một cố vấn độc lập được hai bên chọn trước có quyền đưa ra ý kiến về một số loại tranh chấp. Rẻ hơn nhiều so với kiện tụng.
Điều khoản mua bán bắt buộc. Khi bế tắc kéo dài, một bên đưa ra mức giá cho phần vốn; bên kia phải chọn hoặc bán phần mình với giá đó, hoặc mua phần của bên đề nghị với cùng giá. Cơ chế này (thường gọi là “shotgun” hay “Russian roulette” trong thông lệ quốc tế) buộc bên đề nghị đặt giá công bằng. Cần luật sư soạn kỹ để phù hợp luật Việt Nam và tính đến chênh lệch khả năng tài chính giữa hai bên.
Giải thể như lối thoát cuối. Nếu mọi cơ chế thất bại, quy định trước điều kiện để một bên có quyền đề nghị giải thể. Không ai muốn nghĩ tới lúc lập công ty, nhưng có kịch bản rõ ràng làm giảm động cơ dùng bế tắc để ép đối phương.
Chủ tịch HĐTV và giám đốc: ai làm gì
Chủ tịch HĐTV chuẩn bị chương trình, triệu tập và chủ trì họp HĐTV, giám sát việc thực hiện nghị quyết, ký văn bản thay mặt HĐTV. Giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành hoạt động hằng ngày, tổ chức thực hiện nghị quyết, ký hợp đồng trong phạm vi được giao, chịu trách nhiệm trước HĐTV. Người đại diện theo pháp luật có thể là một hoặc nhiều người, do điều lệ quy định; khi có nhiều người, điều lệ phải phân định rõ quyền hạn của từng người, nếu không đối tác có thể nhận được hai chữ ký mâu thuẫn.
Trong công ty TNHH nhỏ, chủ tịch HĐTV kiêm giám đốc là phổ biến. Rủi ro xuất hiện khi công ty thuê giám đốc ngoài: nếu điều lệ và hợp đồng không ghi rõ hạn mức, giám đốc hoặc bị trói tay (mọi việc chờ chủ tịch duyệt) hoặc bị hai thành viên chỉ đạo ngược nhau. Giải pháp là một bảng phân quyền bằng văn bản: giám đốc tự quyết hợp đồng, chi tiêu, tuyển dụng tới ngưỡng nào; vượt ngưỡng thì trình chủ tịch hay trình HĐTV.
Với công ty TNHH một thành viên thuộc tập đoàn, nguyên tắc cần giữ là công ty mẹ thực hiện quyền qua cơ cấu, tức qua nghị quyết của chủ sở hữu, chủ tịch công ty hoặc HĐTV, không qua chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng công ty mẹ tới nhân viên công ty con. Vượt qua cơ cấu làm mất dấu trách nhiệm và có thể khiến ranh giới pháp lý giữa hai pháp nhân bị nghi ngờ.
Quyền của thành viên thiểu số trong công ty TNHH
Luật Doanh nghiệp trao cho thành viên công ty TNHH một số quyền bảo vệ, một phần đặc thù so với cổ đông công ty cổ phần. Nắm các quyền này giúp thành viên nhỏ không bị gạt ra ngoài.
- Quyền thông tin: xem, tra cứu sổ đăng ký thành viên, sổ ghi chép, theo dõi giao dịch, sổ kế toán, báo cáo tài chính, biên bản họp HĐTV và các tài liệu khác theo luật.
- Quyền triệu tập họp: thành viên hoặc nhóm thành viên đủ tỷ lệ theo luật hoặc điều lệ có quyền yêu cầu triệu tập họp HĐTV, và tự triệu tập nếu chủ tịch không triệu tập đúng thời hạn.
- Quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp: thành viên bỏ phiếu không tán thành một số nghị quyết quan trọng (như sửa điều lệ liên quan quyền thành viên, tổ chức lại công ty) có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn của mình theo giá thị trường hoặc giá theo nguyên tắc trong điều lệ. Đây là “lối thoát” quan trọng, tương tự quyền yêu cầu mua lại cổ phần của cổ đông công ty cổ phần trong một số trường hợp luật định, và đặc biệt có giá trị vì phần vốn góp công ty TNHH gần như không có thị trường để bán.
- Quyền ưu tiên khi thành viên khác chuyển nhượng: phần vốn muốn bán ra ngoài phải chào cho các thành viên còn lại trước theo trình tự luật định.
- Quyền khởi kiện người quản lý: nhân danh mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện chủ tịch HĐTV, giám đốc vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại.
Điều lệ không được hạn chế các quyền mà luật đã trao, nhưng có thể cụ thể hoá cách thực hiện. Một điều lệ tốt ghi rõ thời hạn công ty phải cung cấp tài liệu khi thành viên yêu cầu và cách định giá khi mua lại phần vốn, để quyền trên giấy trở thành quyền thực hiện được.
Quy chế nội bộ tối thiểu cho công ty TNHH có từ hai thành viên
Phần lớn công ty TNHH dùng điều lệ mẫu khi đăng ký và không có văn bản nào khác. Danh mục sau giúp lấp những khoảng trống hay gây tranh chấp nhất.
- Bảng phân quyền giữa HĐTV, chủ tịch và giám đốc, có ngưỡng giá trị cụ thể cho hợp đồng, chi tiêu, vay nợ, bảo lãnh.
- Quy chế họp HĐTV: lịch họp định kỳ, thời hạn gửi tài liệu, hình thức họp trực tuyến và lấy ý kiến bằng văn bản, cách lập biên bản.
- Chính sách giao dịch với thành viên và người có liên quan: ai phê duyệt, thành viên có lợi ích không biểu quyết, công bố cho các thành viên khác.
- Chính sách phân chia lợi nhuận: nguyên tắc giữ lại tái đầu tư và chia cho thành viên, tránh tranh cãi hằng năm.
- Cơ chế giải quyết bế tắc như mục ở trên, nhất là với công ty hai thành viên.
- Kịch bản khi một thành viên qua đời, mất năng lực hoặc muốn rút: định giá phần vốn, ai có quyền mua, thời hạn thanh toán.
- Nghĩa vụ không cạnh tranh và bảo mật của thành viên trong phạm vi pháp luật cho phép.
Những nội dung này có thể đặt trong điều lệ (ràng buộc mọi thành viên, kể cả người nhận chuyển nhượng sau này) hoặc trong thoả thuận riêng giữa các thành viên. Mỗi cách có giá trị ràng buộc khác nhau; nên hỏi luật sư doanh nghiệp để chọn chỗ đặt phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH có bắt buộc phải có ban kiểm soát không?
Chỉ bắt buộc trong một số trường hợp luật định, ví dụ có vốn nhà nước hoặc chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước; các trường hợp khác do công ty quyết. Dù không bắt buộc, công ty có thành viên không tham gia điều hành nên cân nhắc thuê kiểm toán độc lập hằng năm như một cơ chế giám sát thay thế.
Thành viên không góp đủ vốn có được biểu quyết không?
Theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp, quyền biểu quyết gắn với phần vốn đã góp, và thành viên không góp đủ hạn sẽ bị xử lý phần vốn chưa góp theo trình tự luật định. Chi tiết về thời hạn và hệ quả cần kiểm văn bản hiện hành, vì đây là chỗ hay phát sinh tranh chấp khi công ty mới thành lập.
Có thể cho người không góp vốn làm chủ tịch HĐTV không?
Chủ tịch HĐTV được bầu trong số các thành viên, nên người ngoài không thể giữ vị trí này. Tuy nhiên, thành viên là tổ chức có thể cử người đại diện theo uỷ quyền, và người đó có thể được bầu làm chủ tịch. Người ngoài có thể làm giám đốc theo hợp đồng.
Khi nào nên cân nhắc chuyển từ TNHH sang công ty cổ phần?
Về góc độ quản trị, khi số người góp vốn tăng, khi cần nhà đầu tư bên ngoài muốn cơ chế HĐQT có thành viên độc lập, khi muốn phát hành cổ phần cho nhân viên, hoặc khi chuẩn bị huy động vốn công chúng. Chuyển đổi kéo theo cơ cấu quản trị phức tạp hơn và nghĩa vụ mới.
Giám đốc thuê ngoài có thể bị miễn nhiệm bất cứ lúc nào không?
HĐTV có quyền miễn nhiệm giám đốc theo thẩm quyền, nhưng quan hệ lao động hoặc hợp đồng quản lý vẫn phải xử lý theo luật lao động và điều khoản đã ký. Nên tách rõ quyết định miễn nhiệm chức danh với việc chấm dứt hợp đồng và lường trước chi phí bồi thường nếu có.
Biên bản họp HĐTV cần ghi gì để có giá trị khi tranh chấp?
Thời gian, địa điểm, thành phần dự họp và tỷ lệ vốn đại diện, chương trình, tóm tắt ý kiến từng thành viên, kết quả biểu quyết theo từng vấn đề với số phiếu tán thành, không tán thành, và chữ ký theo yêu cầu của luật và điều lệ. Ý kiến phản đối nên được ghi đầy đủ.