Chính sách người nhà làm việc là bộ quy tắc thành văn trả lời bốn câu hỏi: người nhà nào được vào làm, với điều kiện gì, được trả lương và đánh giá ra sao, và xử lý thế nào khi họ không đạt yêu cầu. Đây là chính sách được nhiều nhà tư vấn khuyên soạn đầu tiên trong hệ thống quản trị doanh nghiệp gia đình, vì nó đụng tới nhân viên ngoài gia đình, tới cảm giác công bằng giữa các con, và tới chất lượng đội ngũ quản lý cùng một lúc.
Không có chính sách, mỗi trường hợp người nhà vào làm là một quyết định riêng của người đứng đầu, và mỗi quyết định đó tạo ra một tiền lệ. Người cháu được nhận vì nể chị gái, con rể được giao chức trưởng phòng vì mới cưới; đến khi một người con khác muốn vào, cả nhà không có căn cứ nào để nói có hay không. Bài này đi qua các lựa chọn cho từng phần của chính sách, kèm lập luận cho mỗi lựa chọn.
Vì sao cần chính sách thành văn, kể cả khi gia đình còn nhỏ
Lập luận mạnh nhất cho chính sách thành văn đến từ nhân viên không phải người nhà. Họ quan sát rất kỹ cách gia đình đối xử với người nhà làm việc trong công ty, vì đó là tín hiệu rõ nhất về cơ hội thăng tiến của chính họ. Khi một người nhà năng lực trung bình được thăng chức vượt người ngoài giỏi hơn, thông điệp lan nhanh hơn bất kỳ bài phát biểu nào về văn hóa doanh nghiệp. Người giỏi sẽ ra đi trước, vì họ có lựa chọn.
Lập luận thứ hai đến từ chính người nhà. Một người con vào công ty mà không có tiêu chí rõ ràng sẽ luôn bị nhìn như "con ông chủ", dù có giỏi đến đâu. Khi có tiêu chí công khai và người đó đáp ứng, họ có căn cứ để được tôn trọng vì năng lực. Chính sách bảo vệ người nhà giỏi khỏi bị đánh đồng với người nhà được ưu ái.
Lập luận thứ ba là tính công bằng giữa các nhánh. Khi nhánh này có ba người làm trong công ty với mức lương tốt, nhánh kia không có ai, cảm giác bất công nảy sinh ngay cả khi tỷ lệ sở hữu bằng nhau. Chính sách rõ ràng, áp dụng như nhau cho mọi nhánh, làm giảm cảm giác đó. Nghiên cứu của Schulze và cộng sự (2001) về lòng vị tha trong doanh nghiệp gia đình cũng gợi ý rằng không có quy tắc, cha mẹ khó giữ kỷ luật với con, và chi phí của sự dễ dãi đó do cả doanh nghiệp gánh.
Ba triết lý về cửa vào cho người nhà
Mỗi gia đình chọn một triết lý chung trước, rồi mới soạn chi tiết. Không có lựa chọn đúng cho mọi trường hợp:
| Triết lý | Nội dung | Ưu điểm | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Cửa mở | Mọi thành viên gia đình muốn làm đều có chỗ | Gắn kết, tận dụng lòng trung thành | Đội ngũ phình to, năng lực không đồng đều, nhân viên ngoài mất động lực |
| Cửa có điều kiện | Người nhà được vào khi đáp ứng tiêu chí về học vấn, kinh nghiệm và có vị trí trống thật | Cân bằng giữa gia đình và hiệu quả; phổ biến nhất | Cần cơ chế đánh giá khách quan, nếu không tiêu chí chỉ là hình thức |
| Cửa đóng | Người nhà không làm việc trong công ty, chỉ giữ vai trò chủ sở hữu, có thể trừ vị trí lãnh đạo cao nhất | Tránh hoàn toàn thiên vị, phù hợp khi đã chuyên nghiệp hóa cao | Thế hệ sau xa rời doanh nghiệp, khó tìm người kế nghiệp trong gia đình |
Phần lớn doanh nghiệp gia đình chọn cửa có điều kiện. Phần còn lại của bài giả định triết lý này, vì nó đòi hỏi chi tiết nhiều nhất.
Điều kiện gia nhập: những tiêu chí hay được dùng
Các tiêu chí dưới đây thường được kết hợp với nhau. Gia đình nên chọn những tiêu chí đo được, tránh tiêu chí chung chung như "có tâm huyết":
- Học vấn phù hợp vị trí. Không nhất thiết là bằng cấp cao, nhưng phải tương đương với yêu cầu khi tuyển người ngoài vào cùng vị trí.
- Kinh nghiệm làm việc bên ngoài. Nhiều gia đình yêu cầu vài năm làm việc ở doanh nghiệp khác, có ít nhất một lần được thăng chức hoặc đánh giá tốt. Đây là bằng chứng năng lực không phụ thuộc họ tên.
- Có vị trí trống thật. Công ty không tạo vị trí mới chỉ để có chỗ cho người nhà. Người nhà ứng tuyển vào vị trí đang cần như mọi ứng viên khác.
- Quy trình tuyển dụng chung. Hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá như ứng viên ngoài; người phỏng vấn có ít nhất một quản lý không phải người nhà.
- Không báo cáo trực tiếp cho cha mẹ. Ít nhất trong những năm đầu, người nhà báo cáo cho một quản lý không phải người nhà, để được đánh giá khách quan và học cách làm việc trong tổ chức.
- Ngoại lệ cho công việc thời vụ và thực tập. Thực tập hè, công việc bán thời gian cho người trẻ thường có quy định riêng, nhẹ hơn, vì mục đích là giáo dục chứ không phải tuyển dụng.
Một số gia đình còn quy định độ tuổi tối đa để gia nhập lần đầu, hoặc yêu cầu người nhà rời công ty đã từng làm phải chờ một thời gian mới được quay lại, để tránh việc công ty trở thành nơi trú chân khi gặp khó ở chỗ khác.
Lương và đãi ngộ: tách công việc khỏi quyền sở hữu
Trả theo thị trường cho vị trí. Người nhà nhận lương tương đương mức thị trường cho vị trí và trách nhiệm họ đảm nhận. Đây là nguyên tắc được hầu hết các nhà tư vấn đồng thuận, vì nó tách rõ thu nhập từ lao động với thu nhập từ sở hữu.
Tránh trả thấp hơn thị trường. Một số người sáng lập trả lương thấp cho con với lý do "đằng nào cũng là của con". Hệ quả là người con không biết giá trị thật của mình, và khi chia thừa kế, anh chị em không làm trong công ty sẽ không thấy được phần đóng góp đó, dẫn tới cảm giác bất công ở người con đã làm.
Tránh trả cao hơn thị trường. Trả lương cao hơn thị trường cho người nhà là cách chuyển lợi nhuận cho một nhánh gia đình qua đường lương, gây bất mãn cho cổ đông không làm trong công ty và cho nhân viên khác. Đó cũng là chi phí công ty có thể bị đặt câu hỏi về tính hợp lý.
Thưởng theo kết quả như người khác. Người nhà tham gia cùng hệ thống thưởng của công ty, theo cùng chỉ tiêu. Không có "thưởng gia đình" riêng ngoài hệ thống.
Hỗ trợ gia đình đi đường khác. Nếu gia đình muốn hỗ trợ một thành viên gặp khó khăn, việc đó nên làm qua quỹ gia đình hoặc tài sản riêng của cha mẹ, không qua bảng lương công ty.
Con dâu, con rể và người thân xa hơn
Quy định về người vào gia đình qua hôn nhân là phần nhạy cảm nhất của chính sách, vì nó đụng tới định nghĩa "ai là người nhà". Các gia đình có ba cách tiếp cận chính. Cách thứ nhất là đối xử như con ruột: được vào làm theo cùng điều kiện. Cách thứ hai là cho phép làm việc nhưng không ở vị trí quản lý chủ chốt và không sở hữu cổ phần trực tiếp. Cách thứ ba là không cho làm việc trong công ty, để tránh rủi ro khi hôn nhân đổ vỡ.
Lập luận cho cách thứ ba là thực tế: khi ly hôn, một con rể đang giữ vị trí giám đốc kinh doanh có thể mang theo khách hàng, bí mật kinh doanh và để lại một khoảng trống lớn, kèm theo căng thẳng gia đình. Lập luận ngược lại là loại bỏ một người có năng lực chỉ vì họ kết hôn vào gia đình là lãng phí, và làm họ cảm thấy bị coi là người ngoài vĩnh viễn. Nhiều gia đình chọn cách thứ nhất kèm các điều khoản bảo mật, hạn chế cạnh tranh trong phạm vi pháp luật cho phép, áp dụng như với mọi quản lý cấp cao.
Với người thân xa hơn như anh chị em họ, cháu, họ hàng bên vợ hoặc chồng, cách đơn giản nhất là coi họ như ứng viên bên ngoài, không áp dụng ưu tiên nào. Điều quan trọng là gia đình quyết định trước, ghi vào chính sách, và giải thích cho thế hệ trẻ trước khi họ kết hôn, không phải sau.
Khi người nhà không đạt yêu cầu: quy trình cho thôi việc
Đây là tình huống mà gần như mọi gia đình đều né, và cũng là tình huống làm chính sách mất uy tín nhanh nhất nếu bị bỏ qua. Một quy trình gợi ý:
- Đánh giá theo hệ thống chung, do quản lý trực tiếp không phải người nhà thực hiện, có số liệu và ví dụ cụ thể.
- Cho cơ hội cải thiện như với mọi nhân viên: kế hoạch cải thiện có mục tiêu, thời hạn và hỗ trợ cụ thể.
- Nếu vẫn không đạt, thảo luận các phương án trong công ty như chuyển sang vị trí phù hợp hơn, nếu vị trí đó thật sự cần người.
- Nếu phải cho thôi việc, tách rõ hai cuộc nói chuyện: cuộc nói chuyện công việc do quản lý thực hiện theo đúng quy định lao động, và cuộc nói chuyện gia đình do cha mẹ hoặc người thân thực hiện riêng, để hỗ trợ tinh thần và nhấn mạnh rằng quan hệ gia đình không thay đổi.
- Thông báo nội bộ theo cách như với mọi trường hợp nghỉ việc, không giải thích thêm về quan hệ gia đình.
- Hội đồng gia đình hoặc cha mẹ hỗ trợ người đó tìm hướng đi mới, có thể bằng học bổng, vốn khởi nghiệp từ quỹ gia đình, hoặc giới thiệu việc làm ở nơi khác.
Khi gia đình làm đúng quy trình một lần, nhân viên sẽ tin rằng chính sách là thật. Khi gia đình né, mọi tiêu chí trên giấy mất giá trị. Mọi bước cũng phải tuân thủ pháp luật lao động hiện hành; người nhà vẫn là người lao động với đầy đủ quyền như những người khác.
Chương trình cho thế hệ trẻ trước khi đủ điều kiện vào làm
Chính sách người nhà làm việc không chỉ là chuyện chặn cửa. Nếu gia đình muốn có người kế nghiệp trong tương lai, cần cho thế hệ trẻ cơ hội hiểu doanh nghiệp từ sớm, mà không biến họ thành nhân viên được ưu ái. Các hoạt động hay được dùng gồm: tham quan nhà máy, cửa hàng định kỳ cho con cháu tuổi thiếu niên; thực tập hè có lương ở mức thực tập sinh, ở các bộ phận khác nhau, báo cáo cho quản lý không phải người nhà; tham gia đại hội gia đình để nghe báo cáo kinh doanh; chương trình giáo dục cổ đông như đọc báo cáo tài chính, hiểu quyền biểu quyết.
Ví dụ giả định: một gia đình sở hữu chuỗi cửa hàng vật tư nông nghiệp ở Cần Thơ quy định rằng mọi cháu từ mười sáu tuổi có thể đăng ký thực tập hè tối đa hai tháng, nhận phụ cấp như thực tập sinh khác, làm ở cửa hàng hoặc kho, không làm ở văn phòng của bố mẹ. Cuối kỳ thực tập, mỗi cháu trình bày trước hội đồng gia đình điều mình học được và một đề xuất cải tiến. Sau vài năm, gia đình có một nhóm thế hệ trẻ hiểu doanh nghiệp từ dưới lên, và những cháu không muốn vào làm cũng trở thành cổ đông hiểu chuyện hơn.
Điểm mấu chốt là phân biệt rõ hai mục đích: giáo dục, mở rộng cho mọi thành viên trẻ, và tuyển dụng, chỉ dành cho người đáp ứng điều kiện. Khi hai mục đích lẫn vào nhau, thực tập trở thành cửa sau để vào làm chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Người nhà có nên được ưu tiên khi hai ứng viên ngang nhau không?
Nhiều gia đình cho phép ưu tiên trong trường hợp này và ghi rõ vào chính sách. Điều kiện là hai ứng viên phải thật sự ngang nhau theo đánh giá của người phỏng vấn không phải người nhà. Nếu ưu tiên được áp dụng cả khi người nhà kém hơn rõ rệt, chính sách chỉ còn trên danh nghĩa và nhân viên sẽ nhận ra.
Có nên công khai mức lương của người nhà cho cổ đông gia đình không?
Nhiều gia đình cho các cổ đông xem tổng chi lương cho người nhà hoặc mức lương theo khung vị trí, nhằm giảm nghi ngờ về việc chuyển lợi nhuận qua lương. Việc công khai cần cân nhắc quyền riêng tư và quy định nội bộ về bảo mật thông tin lương. Hội đồng quản trị có thành viên độc lập có thể đóng vai trò kiểm tra.
Người nhà làm việc trong công ty có được chia cổ tức nhiều hơn không?
Không nên. Cổ tức chia theo tỷ lệ sở hữu; công sức lao động được trả bằng lương và thưởng. Trộn hai nguồn thu nhập này với nhau là nguồn gốc phổ biến của cảm giác bất công giữa người làm và người không làm trong công ty, và làm khó cho việc định giá cổ phần khi có người muốn bán.
Chính sách người nhà làm việc nên do ai soạn và thông qua?
Thường do hội đồng gia đình soạn với sự tham gia của hội đồng quản trị và bộ phận nhân sự, sau đó đưa vào hiến chương gia đình và quy chế nhân sự của công ty. Thông qua bởi đại hội gia đình giúp chính sách có sự đồng thuận rộng. Phần liên quan quan hệ lao động cần phù hợp với pháp luật hiện hành.
Người nhà đã làm lâu năm nhưng không đáp ứng chính sách mới thì sao?
Nhiều gia đình áp dụng điều khoản chuyển tiếp: người đang làm được giữ vị trí, nhưng việc thăng chức về sau phải theo tiêu chí mới, và được hỗ trợ đào tạo để đáp ứng. Áp dụng hồi tố đột ngột thường gây xung đột lớn hơn lợi ích, nhất là với người đã gắn bó nhiều năm.